TEORI ORGANISASI

BEBERAPA PILIHAN DESAIN ORGANISASI

Pendukung konfigurasi standar

Sejak akhir tahun 1970-an, makin berkembang pencarian untuk mengidentifikasi jenis organisasi atau konfigurasi yang sama. Termasuk dalam usaha tersebut adalah keyakinan bahwa sebenarnya terdapat sejumlah keterbatasan konfigurasi yang cukup sama dalam kategori mereka, tetapi ini berarti berbeda dari organisasi dari kategori yang lain. Setiap konfigurasi mengandung sekelompok elemen kompleks yang secara internal bersatu padu dan dimana keberadaan beberapa elemen menunjuk pada kemungkinan adanya hal yang sama pada yang lain.

Elemen- elemen umum dalam organisasi

            Henry Mintzberg menyatakan bahwa setiap organisasi mempunyai lima bagian dasar, di antaranya :

1. The operating core.
2. The strategic apex.
3. The middle line.
4. The technostructure.
5. The support staff.

1. Struktur sederhana

            Struktur sederhana digambarkan sebagai sebuah organisasi yang datar, dengan operating core yang organik dan hampir semua orang melapor kepada seorang strategik apex dimana kekuasaan pembuatan keputusan disentralisasi.

a.       Ciri-ciri :

1. Tidak rumit
2. Kompleksitas rendah
3. Sedikit formalisasi
4. Disentralisasi

b.      Kekuatan dan kelemahan

kekuatan :

-          Terletak pada kesederhanaannya

-          Struktur cepat

-          Fleksibel dan membutuhkan sedikit biaya unutk pemeliharaannya

-          Tidak terdapat lapisan dari struktur yang rumit

-          Pertanggungjawabannya elasketakpastian tujuan minimum

-          Mudah melihat pekerjaan seorang karyawan.

Kelemahan :

-          Penggunaannya yang terbatas.

-          Tidak dapat memenuhi kebutuhan pada besaran yang bertambah.

-          Mengkonsentrasikan kekuasaan ditangan satu orang.

Bilamana anda harus menggunakannya?

            Struktur sederhana efektif jika jumah pegawai hanya sedikit. Kecilnya besaran biasanya berarti kurangnya pekerjaan yang diulnag-ulang pada operating core,dengan demikian standarisasi menjadi kurang menarik. Komunikasi yang tepat adalah komunikasi informal. Selama strukturnya tetap kecil, “one person show” dapat mengawasi semua kegiatan dengan efektif, mengetahui masalah utama, dan menjalanka semua keputusan.

2. Birokrasi Mesin

            Mempunyai tugas operasi rutin yang sangat tinggi, peraturan yang sangat diformalisasi, tugas yang dikelompokkan ke dalam departemen-departemen fungsional, wewenang yang disentralisasi, pengambilan keputusan mengikuti rantai komando dan sebuah struktur administrasi yang rumit dengan perbedaan tajam antara aktivitas lini dan staf.

Kelemahan dan kekuatan

Kekuatan utama dari birokrasi mesin terletak pada kemampuannya untuk melakukan aktivitas yang di standarisasi dengan cara sangat efisien. Sedangkan salah satu kelemahan utama birokrasi mesin adalah kenyataan bahwa spesialisasi menciptakan konflik pada sub-sub unit. Tujuan fungsional unit-unit dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi tersebut. Kelemahan utama lainnya dari birokrasi mesin adalah sesuatu yang pernah kita alami pada suatu saat ketika kita harus berhadapan dengan orang yang bekerja dalam organisasi tersebut.

Bilamana anda harus menggunakannya?

            Birokrasi mesin paling efisien untuk organisasi dengan ukuran besar, lingkungan yang stabil dan sederhana, dan tekno;ogi yang terdiri dari pekerjaan rutin yang dapat distandarisasi.

3. Birokrasi profesional

            Birokrasi profesional diciptakan untuk memberi kesempatan kepada organisasi untuk mempekerjakan apesialis yang sangat terlatih bagi operating core-nya, sambil tetap memperoleh efisiensi dari standarisasi.

Kekuatan dan kelemahan

            Kekuatan birokrasi profesional adalah bahwa ia dapat mengerjakan tugas yang terspesialisasi – yaitu yang membutuhkan keterampilan profesional yang sagat terlatih – dengan efisiensi yang relatif sama seperti yang dapat dilakukan oleh birokrasi mesin.

            Kelemahan dari birokrasi profesional adalah sama seperti yang terdapat pada bentuk mesin. Pertama, ada kemungkinan berkembangnya konflik antara sub-unit. Berbagai fungsi profesional tersebut mencoba untuk mengejar tujuan sempit mereka, sering membuat kepentingan fungsi lain dan organisasi secara keseluruhan tampak menjadi tidak penting. Kedua, para spesialis pada birokrasi profesional, seperti juga counterpart mereka pada birokrasi mesin, bersifat kompulsif dalam tekadnya untuk mengikuti peraturan.

Bilamana anda harus menggunakannya?

            Birokrasi mesin paling baik untuk organisasi dengan ukuran besar, lingkungan yang stabil dan kompleks, dan teknologi rutin yang diinternalkan lewat profesionalisasi. Operating core organisasi tersebut didominasi oleh profesional terampil yang telah menghayati prosedur yang sukar untuk dipelajari namun didefinisikan dengan baik.

4. Struktur divisional

            Kekuasaan dala struktur divisional terletak pada manajemen menengah. Alasannya adalah bahwa struktur divisional tersebut sebetulnya adalah sejumlah unit yang otonom, masing masig secara khas adalah birokrasi mesin, yang dikoordinasi secara terpusat oleh sebuah kantor pusat. Karena divisi-divisi tersebut berdiri sendiri, ia memberi kepada manajemen menengah – para manajer divisi – kontrol yang cukup besar.

Kekuatan dan kelemahan

            Salah satu kekuatan dan kelemahan dari struktur divisional adalah bahwa ia berusaha untuk mengobati masalah tersebut dengan cara menempatkan tanggungjawab penuh bagi sebuah produk atau jasa ditangan sorang manajer divisi. Kekuatan lain dari struktur divisioal adalah bahwa ia membebaskan staf kantor pusat dari perhatiannya mengenai rincian kegiatan sehari-hari sehingga mereka dapat lebih memberi perhatian kepada masalah jangka panjang.

            Kelemahan struktur divisional – pertama, duplikasi kegiatan dan sumberdaya. Kekurangan lainnya adalah kecenderungan dari bentuk divisional tersebut yang dapat mendorong terjadinya konflik.

Bilaman anda harus menggunakannya?

            Kriteria utama yang menentukan penggunaan struktur divisional adalah keanekaragaman produk atau pasar. Jika sebuah organisasi memilih sebuah strategi diversifikasi – untuk menjadi organisasi multiproduk atau multi pasar – bentuk divisional tersebut lebih disukai dibandingkan birokrasi mesin.

5. Adhocracy

            Adhocracy dicirikan oleh diferensiasi horisontal tinggi, diferensiasi vertical yang rendah, formalisasi yang rendah, desentralisasi, fleksibilitas dan daya tanggap yang tinggi.

Kekuatan dan kelemahan

            Kekuatan Adhocracy adalah tim dapat ditukar, dan bergantung dari sifat dan kompleksitas dari tugas tersebut, kelompok tersebut dapat dibagi kedalam sub-unit, masing-masing bertanggung jawab atas berbagai faset dari pekerjaan yang harus diselesaikan.

            Kelemahan dari Adhocray adalah konflik, terdapat ketakjelasan pengertian mengenai wewenang dan tanggung jawab. Kegiatan tidak dapat digolong-golongkan. Pendek kata, adhocracy tidak mempunyai keunggulan jika dibandingkan dengan pekerjaan yang distandarisasi.

Bilamana anda harus menggunakannya?

            Teknologi pada suatu adhocracy  bersifat non-rutin. Teknologi non-rutin harus digunakan untuk menanggapi perubahan dari strategi yang akan digunakan oleh organisasi. Teknologi tersebut akan mempunyai sedikit formalisasi, menyandarkan diri pada keahlian para profesional untuk memberikan tanggapan yang tepat. Selain itu, teknologi tersebut akan bersifat kompleks.

KOMUNIKASI dalam ORGANISASI

Pendahuluan

Motivasi adalah sebuah alasan atau dorongan seseorang untuk bertindak. Orang yang tidak mau bertindak sering kali disebut tidak memiliki motivasi. Alasan atau dorongan itu bisa datang dari luar maupun dari dalam diri. Sebenarnya pada dasarnya semua motivasi itu datang dari dalam diri, faktor luar hanyalah pemicu munculnya motivasi tersebut. Motivasi dari luar adalah motivasi yang pemicunya datang dari luar diri kita. Sementara meotivasi dari dalam ialah motivasinya muncul dari inisiatif diri kita.

Pada dasarnya motivasi itu hanya dua, yaitu untuk meraih kenikmatan atau menghindari dari rasa sakit atau kesulitan. Uang bisa menjadi motivasi kenikmatan maupun motivasi menghindari rasa sakit. Jika kita memikirkan uang supaya kita tidak hidup sengsara, maka disini alasan seseorang mencari uang untuk menghindari rasa sakit. Sebaliknya ada orang yang mengejar uang karena ingin menikmati hidup, maka uang sebagai alasan seseorang untuk meraih kenikmatan.

Motivasi Diri adalah sebuah kemampuan kita untuk memotivasi diri kita tanpa memerlukan bantuan orang lain. Kita memiliki kemampuan untuk mendapatkan alasan atau dorongan untuk bertindak. Proses mendapatkan dorongan bertindak ini pada dasarnya sebuah proses penyadaran akan keinginan diri sendiri yang biasanya terkubur. Setiap orang memiliki keinginan yang merupakan dorongan untuk bertindak, namun seringkali dorongan tersebut melemah karena faktor luar. Melemahnya dorongan ini bisa dilihat dari hilangnya harapan dan ketidakberdayaan.

Memotivasi diri adalah proses menghilangkan faktor yang melemahkan dorongan kita. Rasa tidak berdaya dihilangkan menjadi pribadi yang lebih percaya diri. Sementara harapan dimunculkan kembali dengan membangun keyakinan bahwa apa yang diinginkan bisa kita capai. Dengan demikian jika sebuah sumbat motivasi (dalam hal ini ketidak berdayaan dan tanpa harapan) dihilangkan, maka aliran energi dalam tubuh kita bisa mengalir kembali.

Membangun impian adalah salah satu cara memotivasi diri sendiri. Namun, membangun impian bisa tidak berguna jika hambatan-hambatan pada diri sendiri masih ada. Inilah mengapa banyak orang yang tidak mau bermimpi, sebab ada sebuah faktor yang masih belum diselesaikan, yaitu faktor keberdayaan. Jadi, sebaiknya sebelum kita membangun mimpi, kita harus membangin rasa percaya diri terlebih dahulu. Jika tidak, membangun impian bisa percuma. Buat apa mimpi besar, jika kita tidak percaya diri untuk mencapainya?

Impian yang besar tanpa kepercayaan diri seperti mimpi di siang bolong, angan-angan, atau khayalan belaka. Mereka mengatakan ingin, tapi tidak ada tindakan yang terjadi. Hanya ada dua penyebab, harapan meraih mimpi yang tidak ada dan/atau mereka merasa tidak mampu meraih impian tersebut.

Definisi Motivasi

Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan dan memelihara perilaku manusia., dan merupakan suatu proses untuk mencoba mempengaruhi seseorang agar melakukan sesuatu yang kita inginkan. Seorang karyawan mungkin menjalankan pekerjaan yang dibebankan kepadanya dengan baik, mungkin pula tidak. Maka dari itu hal tersebut merupakan salah satu tugas dari seorang pimpinan untuk bisa memberikan motivasi (dorongan kepada bawahannya agar bisa bekerja sesuai dengan arahan yang diberikan.

Teori Motivasi 

Banyak orang yang mencoba menjelaskan bagaimana semua motivasi bekerja. Berikut adalah beberapa diantaranya:

·         Teori Insentif. Yaitu teori yang mengatakan bahwa seseorang akan bergerak atau mengambil tindakan karena ada insentif yang akan dia dapatkan. Misalnya, Anda mau bekerja dari pada sampai sore karena Anda tahu bahwa Anda akan mendapatkan intensif berupa gaji. Jika Anda tahu akan mendapatkan penghargaan, maka Anda pun akan bekerja lebih giat lagi. Yang dimaksud insentif bisa tangible atau intangible. Seringkali sebuah pengakuan dan penghargaan, menjadi sebuah motivasi yang besar.

·         Dorongan Bilogis. Maaf, yang dimaksud bukan hanya masalah seksual saja. Termasuk didalamnya dorongan makan dan minum. Saat ada sebuah pemicu atau rangsangan, tubuh kita akan bereaksi. Sebagai contoh, saat kita sedang haus, kita akan lebih haus lagi saat melihat segelas sirup dingin kesukaan Anda. Perut kita akan menjadi lapar saat mencipum bau masakan favorit Anda. Bisa dikatakan ini adalah dorongan fitrah atau bawaan kita sejak lahir untuk mempertahankan hidup dan keberlangsungan hidup.

·         Teori Hirarki Kebutuhan , menurut maslow didalam diri setiap manusia ada lima jenjang kebutuhan, yaitu:
- faali (fisiologis)
- Keamanan, keselamatan dan perlindungan
- Sosial, kasih saying, rasa dimiliki
- Penghargaan, rasa hormat internal seperti harga diri, prestasi
- Aktualisasi-diri, dorongan untuk menjadi apa yang mampu ia menjadi.
Jadi jika seorang pimpinan ingin memotivasi seseorang, menurut maslow, pimpinan perlu memahami sedang berada pada anak tangga manakah bawahan dan memfokuskan pada pemenuhan kebutuhan-kebutuhan itu atau kebutuhan dia atas tingkat itu.

·         Takut Kehilangan vs Kepuasan. Teori ini mengatakan bahwa pada dasarnya ada dua faktor yang memotivasi manusia, yaitu takut kehilangan dan demi kepuasan (terpenuhinya kebutuhan). Takut kehilangan adalah adalah ketakutan akan kehilangan yang sudah dimiliki. Misalnya seseorang yang termotivasi berangkat kerja karena takut kehilangan gaji. Ada juga orang yang giat bekerja demi menjawab sebuah tantangan, dan ini termasuk faktor kepuasan. Konon, faktor takut kehilangan lebih kuat dibanding meraih kepuasan, meskipun pada sebagian orang terjadi sebaliknya.

·         Kejelasan Tujuan Teori ini mengatakan bahwa kita akan bergerak jika kita memiliki tujuan yang jelas dan pasti. Dari teori ini muncul bahwa seseorang akan memiliki motivasi yang tinggi jika dia memiliki tujuan yang jelas. Sehingga muncullah apa yang disebut dengan Goal Setting (penetapan tujuan)

·         Teori ERG ERG (Existence, Relatedness, Growth) sebagaimana diungkap Aldefder, merupakan penghalusan dari system kebutuhan Maslow, dengan hanya tiga katagori kebutuhan. Meskipun unrutan kebutuhan serupa, namun ide hierarki tidak dimasukkan, dan meskipun suatu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan tersebut dapat terus berlangsung sebagai pengaruh kuat dalam keputusan.

·         Teori Motivasi Dua Faktor

Dengan menggunakan teknik insiden kritis, Frederick Herzberg menganalisa tentang kepuasan dan ketidakpuasan orang dalam pekerjaan mereka, dan menghasilkan dua kumpulan factor. (1) Factor-faktor yang cenderung dapat memotivasi kerja disebut motivator, meliputi prestasi, penghargaan, tanggung jawab, promosi, pekerjaan itu sendiri, dan potensi bagi pertumbuhan pribadi. (2) factor-faktor yang berkaitan dengan ketidakpuasan disebut factor hygiene, meliputi gaji, pengawasan, keamanan kerja, kondisi kerja, kebijakan organisasi, dan hubungan kerja.

Faktor Hygiene	Motivator
Gaji	Prestasi
Pengawasan	Penghargaan
Keamanan kerja	Tanggung jawab
Kondisi kerja	Promosi
Kebijakan organisasi	Pekerjaan itu sendiri
Hubungan kerja	Potensi bagi pertumbuhan pribadi

Menurut Herzberg untuk memotivasi seorang pegawai, sebagai langkah awal, seorang Menajer pertama-tama harus memenuhi, atau sekurang-kurangnya memelihara kebutuhan dasar. Setelah hal itu terpenuhi, kebutuhan motivasi menjadi priorotas.

Ada banyak kemiripan dalam katagori kebutuhan Maslow, Alderfer, dan Herzberg. Dengan menggunakan istilah-istilah serupa, setiap system menggambarkan aktualisasi diri, pertumbuhan, dan motivator. Sedangkan Faktor Hygiene cenderung memuaskan kebutuhan aksistensi.

·         Teori X dan Y , teori yang dikemukakan oleh Douglas McGregor yang menyatakan bahwa dua pandangan yang jelas berbeda mengenai manusia, pada dasarnya satu negative (teori X) yang mengandaikan bahwa kebutuhan order rendah mendominasi individu, dan yang lain positif (teori Y) bahwa kebutuhan order tinggi mendominasi individu.

·         Teori Keadilan, teori motivasi ini didasarkan pada asumsi bahwa orang-orang dimotivasi oleh keinginan untuk diperlakukan secara adil dalam pekerjaan, individu bekerja untuk mendapat tukaran imbalan dari organisasi.

file:///D:/new%20relese/komunikasi-dalam-organisasi1.doc